Любой человек, хотя бы недолго работавший в офисе, знает, как много документов производит даже небольшая фирма. Какие-то из них по закону нужно хранить. Некоторые — очень долго, даже после того, как сама компания прекратит свое существование. Другие хранят всего несколько лет. Третьи вообще не подлежат обработке и передаче в архив.
Естественно, у руководства и сотрудников, работающих в сфере делопроизводства, возникает вопрос — что делать с этими ненужными бумагами?
Что говорит закон?
По закону документы с истекшим сроком хранения нужно правильным образом уничтожать. План действий выглядит так:
- составляется акт о выделении дел к уничтожению;
- из бумажной массы удаляются все небумажные элементы (например, металлические скрепки и скобы, пластиковые файлы и т.д.);
- бумаги тщательно измельчаются, чтобы их невозможно было восстановить;
- затем полученную бумажную массу требуется сдать в переработку;
- на акте проставляются отметки о проведении процедуры, либо — составляется дополнительный акт об уничтожении.
Можно ли сделать это самостоятельно?
Закон никак не оговаривает, чьими силами вы будете справляться с этой задачей. Если объем документов не слишком большой, теоретически можно справиться с этим, привлекая сотрудников компании и офисный шредер. Преимущество такого подхода — отсутствие необходимости оплачивать услугу. Недостаток — она может занять слишком много времени.
Конфиденциальное уничтожение документов
Многие руководители решают обратиться за помощью к профессионалам. Компании, оказывающие услуги архивной деятельности, проводят и конфиденциальное уничтожение бумаг. Конфиденциальным оно называется потому, что проводится за закрытыми дверями, без присутствия посторонних людей. По своей сути она представляет собой все описанное выше, только используется промышленное оборудование, а значит, существенно ускоряет процесс.
Подробнее с этой услугой вы можете ознакомиться тут. Там же вы найдете цены на конфиденциальное уничтожение документов. Примерная стоимость услуг — 5-10 рублей за каждый килограмм.
Можно ли просто выбросить бумаги на помойку?
Нет, это запрещено, так как в документах могут содержаться важные сведения, в том числе персональные данные, которые никак не могут попасть к третьим лицам.
Что делать с черновиками и прочими ненужными листами?
Если они не содержат никаких важных сведений (коммерческая информация, персональные данные и т.д.), вы можете поступать с ними на свое усмотрение. Оптимальный вариант — измельчить бытовым шредером и сдать в макулатуру. Также можно заказать их профессиональное уничтожение вместе с бумагами, за которые вы готовы заплатить.
| Авторизоваться через: |
|
